Osakeyhtiön hallituksen omavalvonta

Osakeyhtiön hallituksen omavalvonta pitää erottaa hallituksen itsearvioinnista.

Omavalvonta ei varsinaisesti tarkoita hallituksen toiminnan tehokkuuden arviointia, vaikka se sitä edistääkin. Omavalvonta tarkoittaa hallituksen huolellisen toiminnan auditointia, dokumentointia ja kehittämistä. Tämä taas auttaa kontrolloimaan henkilön hallitusasemaan liittyviä riskejä.

Omavalvontadokumentti - OVD-dokumentti

Omavalvontadokumentti (OVD-dokumentti) on asiakirja, joka perustuu yhtiön prosessien ja toimintojen sekä hallituksen vastuun kannalta keskeisten resurssien ja kontrollien tunnistamiseen. OVD-dokumenttiin kirjataan yhtiökohtaisesti tarvittavat valvontatoimenpiteet ja valvonnan yhteydessä havaittujen puutteiden korjaamistoimenpiteet aikatauluineen.

Omavalvonnan kehittämisen ja sen dokumentoinnin tarpeen lähtökohta on hallituksen jäsenen henkilökohtainen vahingonkorvausvelvollisuus, josta säädetään Osakeyhtiölain 22.luvun 1§:ssä. Hallituksen jäsenellä on jälkimmäisen vastuunmuodostumistavan perusteella näyttötaakka omasta huolellisesta toiminnastaan, sama koskee myös toimitusjohtajaa.

OYL 22 luku 1§.
Johtohenkilön vahingonkorvausvelvollisuus

Hallituksen jäsenen, hallintoneuvoston jäsenen ja toimitusjohtajan on korvattava vahinko, jonka hän on tehtävässään 1 luvun 8 §:ssä säädetyn huolellisuusvelvoitteen vastaisesti tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle. Hallituksen jäsenen, hallintoneuvoston jäsenen ja toimitusjohtajan on korvattava myös vahinko, jonka hän on tehtävässään muuten tätä lakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle, osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle. Jos vahinko on aiheutettu rikkomalla tätä lakia muulla tavalla kuin pelkästään rikkomalla 1 luvussa tarkoitettuja periaatteita tai jos vahinko on aiheutettu rikkomalla yhtiöjärjestyksen määräystä, vahinko katsotaan aiheutetuksi huolimattomuudesta, jollei menettelystä vastuussa oleva osoita menetelleensä huolellisesti. Sama koskee vahinkoa, joka on aiheutettu yhtiön lähipiiriin kuuluvan eduksi tehdyllä toimella.

Mikä omavalvontadokumentti?

Ajatus omavalvontadokumentista on syntynyt omien hallituskokemusteni kautta ja kokemukset siitä ovat varsin hyvät, eikä vähiten siksi, että sen laatiminen edellyttää varsin syvää pohdintaa yrityksen toiminnasta, sen prosesseista sekä kontrolleista ja käytettävissä olevista resursseista, hallituksen näkökulmasta. Arjen kiireessä tätä ei yleensä ehditä tai osata ajatella.

AJANKOHTAISET BLOGI ARTIKKELIT SUORAAN SÄHKÖPOSTIISI

Mitä OVD- dokumentti sitten sisältää?

Koska kyseessä ei ole millään muotoa pakollinen dokumentti, on sen sisältö yhtiökohtainen ja tarpeen mukaan koottavissa.

Kaiken kaikkiaan dokumenttiin sisällytettäviä kohtia löytyy PK- yrityksessä yleensä n. 50-100 kpl.

Jos haluat tarkemman kuvauksen dokumentin sisällöstä, niin lähetä viesti osoitteeseen juha.tuominen@lakiekonomit.fi

Omavalvontaa ei myöskään kannata jättää yhteen kertaan. Totta kai laatimisprosessi tuo kerralla ison hyödyn, mutta yhtä lailla tulee muistaa dokumentin päivittäminen vuosittain. Vuosipäivitys on osa valvontaa ja auttaa samalla kehittämään yhtiön toimintaa.

Omavalvontadokumentti helpottaa myös yhtiön toimintaan perehtymistä. Uudella hallituksen jäsenellä menee helposti vuosi, jotta hän pääsee riittävästi perille yhtiön toiminnasta. Toki tätä aikaa voidaan hyvällä perehdytyksellä nopeuttaa.

Tässä OVD- dokumentti on oiva apuväline.

Osakeyhtiön hallituksen jäsen voi olla henkilökohtaisessa vahingonkorvausvastuussa yhtiölle, osakkeenomistajalle tai muulle taholle huolimattomuudellaan aiheuttamastaan vahingosta. Hallituksen omavalvontadokumentti on asiakirja, jolla hallitus dokumentoi oman huolellisen toimintansa ja siten kontrolloin hallitusasemaan liittyviä riskejä.

Ota yhteyttä niin keskustellaan miten dokumentti voitaisiin teille toteuttaa.