PRIVACY POLICY

TIETOSUOJASELOSTE 

09.08.2021

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys henkilötietojen käsittelystä.

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Lakiekonomit Oy  (Y-tunnus 1012661-9)

Technopolis Yliopistonrinne

Kalevantie 2, 33100 Tampere

Sähköposti: juha.tuominen@lakiekonomit.fi

puhelin: 040 562 6407

www.lakiekonomit.fi

  1. Kenen henkilötietoja kerätään?

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakasrekistereissä asiakkaansa ja tämän mahdollisten yhteyshenkilöiden (”Asiakas”) sekä Asiakkaan mahdollisen vastapuolen tai sopimuskumppanin (”Vastapuoli”) henkilötietoja. Lisäksi rekisterinpitäjä käsittelee potentiaalisten asiakkaiden, kuten uutiskirjeentilaajien, henkilötietoja.

Edellä mainittuihin tahoihin viitataan myöhemmin yhdessä termillä ”Rekisteröity”.                                                                                                       

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste

Rekisterinpitäjän asiakasrekistereihin tallennettuja henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakassuhteiden hoitaminen ja ylläpitäminen
  • Toimeksiantojen hoitaminen
  • Laskutus
  • Asiakkaan tunnistaminen
  • Tilastointi, liiketoiminnan kehittäminen sekä muut vastaavat käyttötarkoitukset
  • Asiakasmarkkinointi ja uutiskirjeen tilaukset Rekisteröidyn suostumuksella. Rekisteröity voi perua suoramarkkinointiin antamansa suostumuksen helposti ja milloin tahansa.       

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän 1) lakisääteiset velvoitteet,
2) rekisteröidyn suostumus, 3) rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde ja sopimuksen täytäntöönpano sekä 4) rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu rekisterinpitäjän ja Asiakkaan väliseen asiakassuhteeseen tai Asiakkaan työtehtävään liittyvään yksilöityyn palveluiden suoramarkkinointiin. Toimeksiantojen yhteydessä rekisterinpitäjällä on toimeksiantoon perustuva oikeus tallentaa, käsitellä ja käyttää henkilötietoja.

  1. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä kerää Rekisteröidystä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisterien sisällöksi voidaan tallentaa:

– Nimi

– Osoitetiedot, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

– Henkilötunnus tai Y-tunnus

– Toimeksiannot ja niiden yhteydessä annetut tiedot

– Yhteydenotot

– Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot

– Titteli, ammatti ja asema yrityksessä

– Asiakkaan ostamat palvelut ja koulutukset sekä hänen niistä antama palaute.

– Toimeksiannon asiasisältö.

– Suoramarkkinointisuostumukset ja -kiellot.

  1. Tietolähteet

– Rekisteröidyn itse ilmoittamat tiedot.

– Tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muut vastaavaa palvelua tarjoavat tahot.

– Yritystietojärjestelmä (ytj.fi), asiakastieto.fi- palvelu, numerotietopalvelut sekä muut vastaavat   tietopalvelut.  

  1. Tietojen luovuttaminen

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perusteltuja käyttötarkoituksia varten. Luovuttamisessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia. Henkilötietoja ei luovuteta Rekisterinpitäjän lukuun toimivien palvelun tuottajien ja yhteistyökumppaneiden ulkopuolelle muuten, kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi palveluiden toteuttamiseen osallistuville kumppaneille ja alihankkijoille, kuten internet- ja sähköpostipalveluiden tarjoajille, maksupalveluyhteistyökumppaneille ja luottokorttiyhtiöille sekä Suomen Lakiekonomien omien uutiskirjeiden lähettämiseen tarkoitettuun palveluun.

Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa myös toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Tietoja voidaan luovuttaa mahdollisen yrityskaupan, fuusion, ulkoistuksen tai liiketoimintakaupan yhteydessä sekä konsernisuhteeseen tai muuhun taloudelliseen yhteenliittymään liittyen näiden osapuolille.

  1. Henkilötietojen siirtäminen EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Luovutamme vain välttämättömiä tietoja käyttämillemme palveluntarjoajille asiakkuuden hoitamista ja markkinointia varten. Palveluntarjoajat voivat siirtää tietoja lain sallimissa rajoissa EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Olemme varmistaneet, että tietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajamme (mm. Google Analytics, Google Search Console ja Facebook Pixel) noudattavat EU-U.S. Privacy Shield Framework -säädöksiä (www.privacyshield.gov/list), joiden tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

  1. Evästeet

Suomen Lakiekonomit Oy käyttää sivustollaan evästeitä (cookies), joista saatuja tietoja käytetään palvelun toimivuuden parantamiseen, käyttäjäkokemuksen analysointiin ja sen kehittämiseen. Halutessasi voit kieltää evästeiden käytön selaimesi asetuksista. Huomioi kuitenkin, että jos kiellät kaikkien evästeiden käytön, se voi vaikuttaa verkkosivujen toimintaan. Lisätietoa evästeiden hallinnasta löytyy esimerkiksi osoitteesta: https://aboutcookies.org/. Käytämme sivustolla myös kolmannen osapuolen tarjoamia palveluita (mm. Google Analytics, Google Search Console ja Facebook Pixel), jotka keräävät anonymisoitua tietoa sivustolla vierailuista. Kävijät pysyvät anonyymeinä palvelun tuottajalle, eikä heitä yksilöidä henkilöinä. Lisätietoja kunkin palveluntarjoajan toiminnasta sekä eväste- ja tietosuojakäytännöistä voit lukea kunkin palveluntarjoajan omalta sivustolta.

  1. Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetietojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä työntekijöillä on työsopimuslain (55/2001) ja niitä täydentävien työsopimusten perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

  1. Tietojen säilytys

Rekisterinpitäjä käsittelee Rekisteröidyn henkilötietoja niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai kunnes peruste henkilötietojen käsittelylle päättyy. Tietojen säilytysaika riippuu siitä, mitä käyttötarkoitusta varten tietoja on kerätty. Säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä, sekä viranomaisten ohjeistusta.

Asiakassuhteisiin ja kumppanuuksien ylläpitoon liittyvät perustiedot säilytetään koko asiakkuuden tai sopimussuhteen ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Perustiedot tuhotaan viimeistään vuoden kuluttua asiakassuhteen tai sopimuksen voimassaolon päättymisen jälkeen, mikäli säilyttämiselle ei ole asianmukaista oikeusperustetta.

Rahanpesulain (28.6.2017/444) mukaiset Asiakkaan tuntemistiedot säilytetään säännösten mukaisesti koko asiakkuuden ajan ja 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Sopimukset ja muut merkitykselliset asiakirjat säilytämme 10 vuoden ajan vahingonkorvausvelvollisuuden vanhenemisajan vuoksi (Laki velan vanhentumisesta 15.8.2003/728 § 7).

Erilliseen suostumukseen perustuvat markkinointiin liittyvät viestintätiedot säilytetään, kunnes Asiakas peruu suostumuksensa vastaanottaa uutiskirjeitä, tai kun rekisterinpitäjä lopettaa uutiskirjeiden lähettämisen. Kumppaneiden kanssa suoritettujen toimeksiantojen tuloksia ja tuotoksia voidaan säilyttää niin kauan, kuin kyseinen hanke on olennainen liiketoiminnan kannalta.

Fyysinen aineisto säilytetään Suomen Lakiekonomit Oy:n toimitiloissa, lukitussa tilassa.

Suomen Lakiekonomit Oy:n palvelimelle tallennettuihin tietoihin pääsee ainoastaan rekisterinpitäjän työntekijät erikseen annettujen käyttöoikeuksien perusteella. 

  1. Linkit kolmasien osapuolten sivustoille

Rekisterinpitäjän verkkosivustolla voi olla linkkejä kolmannen osapuolen verkkosivuille tai palveluihin, kuten erilaisiin sosiaalisen median kanaviin, joihin tulee sovellettavaksi kyseisten kolmansien osapuolten omat tietosuojakäytännöt. Rekisterinpitäjä ei vastaa kolmansien osapuolten palveluita koskevista tietosuojakäytännöistä.

  1. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus päästä tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä häntä koskevia tietoja rekistereihin on tallennettu. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon poistamista. Rekisterinpitäjä voi poistaa vain ne tiedot rekisteröidystä, joiden säilytysaika ei perustu voimassa olevaan asiakassuhteeseen tai lainsäädäntöön.

Oikeus vaatia tiedon käsittelyn rajoittamista                                 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden.

Oikeus vaatia tiedon siirtämiseksi järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa sellaiset tiedot, jotka rekisteröity on itse rekisterinpitäjälle toimittanut.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.   

  1. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Palvelujen jatkuvasti kehittyessä pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uusia versioita. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskeviin lainsäädännön muutoksiin. Mikäli tietosuojakäytännöt muuttuvat merkittävästi, Rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen verkkosivuillaan ja pyytää tarvittaessa Käyttäjän suostumuksen. Tietosuojaselosteen sisältöön suositellaan tutustumaan säännöllisin väliajoin.

  1. Yhteydenotot

Rekistereitä ja rekisteröidyn oikeuksia koskevat kysymykset ja pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen juha.tuominen@lakiekonomit.fi yhteystiedoilla varustettuna, ilman henkilötunnuksia.