REKISTERISELOSTE KÄSITTELYTOIMISTA – Markkinointi- ja asiakasrekisteri

Laatimispäivä: 25.5.2018

1. Rekisterinpitäjä

Suomen Lakiekonomit Oy
Y-tunnus: 2181205-9
Technopolis yliopistonrinne
Kalevantie 2, 33100 Tampere

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Suomen Lakiekonomit Oy, Juha Tuominen
Puh: 040 562 6407
Sähköposti: juha.tuominen@lakiekonomit.fi

3. Tietosuojavastaava rekisteriä koskevissa asioissa

Suomen Lakiekonomit Oy, Juha Tuominen
Puh: 040 562 6407
Sähköposti: juha.tuominen@lakiekonomit.fi

4. Rekisterin nimi

Suomen Lakiekonomit Oy:n asiakas-, sidosryhmä- ja koulutuksiin osallistujien rekisteri

5. Rekisteröityjen ryhmät

Rekisterissä käsitellään seuraavia henkilöryhmiä:

  • Rekisterinpitäjän asiakkaiden yhteyshenkilöt
  • Rekisterinpitäjän potentiaaliset asiakkaat/asiakkaiden yhteyshenkilöt
  • Rekisterinpitäjän sidosryhmien yhteyshenkilöt ml. koulutuksiin osallistuvat luennoitsijat
  • Rekisterinpitäjän koulutuksiin/tilaisuuksiin osallistujat ja osallistuneet.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja lainmukaisuus

Rekisterinpitäjä ylläpitää tietovarantoa aktiivisista suomalaisista yrityksistä sekä yhteisöistä ja julkisen hallinnon organisaatioista.

Organisaation yhteys- ja taustatietojen lisäksi rekisterissä pidetään yllä tietoa organisaatiossa työskentelevien henkilöiden asemasta ja tehtävistä yhteystietoineen.

 

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitoon ja muuhun asiakasviestintään, kuten markkinointiin, uutiskirjeisiin, asiakaskyselyihin, asiakkaan yhteystietojen ylläpitoon ja laskutukseen
  • asiantuntija- ja asiakaspalveluiden antamiseen liittyen rekisterinpitäjän palveluihin ja toimeksiantoihin
  • rekisterinpitäjän toiminnan ja tarjonnan suunnitteluun ja kehittämiseen mm. rekisteröityjen verkkokäyttäytymisen perusteella
  • palveluiden (esim. tilaisuuksien ja koulutuksien) ja toimeksiantojen hallinnointiin, mukaan lukien palvelupyyntöjen käsittelyyn, yhteydenpitoon asiakkaiden kanssa, osallistujalistojen jakamiseen koulutustilaisuudessa ja käyttöoikeuksien hallinnointiin mm. rekisterinpitäjän extranet- ja koulutuksenhallinnan tietojärjestelmissä
  • sidosryhmäyhteistyöhön, kuten luennoitsijan roolissa toimivien henkilöiden osaamisalueiden ylläpitämiseen ja toteutusten rekisteröintiin ja sidosryhmien laskujen ja palkkioiden maksamiseen
  • koulutukseen/tilaisuuteen osallistuvien yhteystietojen luovuttamiseen muille tilaisuudessa mukana oleville sidosryhmille markkinointitarkoituksiin
  • kulunvalvonta- ja videovalvontatarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu ensisijaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun (mm. asiakassuhteen hoito, oikeusturvan varmistaminen, markkinointi, laskutus, palkkioiden maksu, tilaisuuden osallistujalistan jakaminen, yhteystietojen luovuttaminen sidosryhmille markkinointitarkoituksiin) tai sopimukseen (mm. koulutukseen ilmoittautuminen) tai lakisääteiseen velvoitteeseen (mm. kirjanpitovelvoitteet laskutustapahtumien säilytykseen liittyen). Lisäksi rekisteröidyiltä voidaan pyytää rekisteröidyn suostumusta tarvittaessa.

Rekisterinpitäjän koulutuksiin/tilaisuuksiin liittyviä erityishuomioita:

Ilmoittautumistietoja voidaan käyttää kyseisen tilaisuuden järjestelyissä ja ilmoittautuneiden nimet voidaan jakaa osallistujalistassa. Tilaisuus saatetaan kuvata. Kuvaamisen tarkoituksena on mahdollistaa koulutuksiin osallistuminen etäyhteyden kautta tai tallenteiden/kuvien käyttäminen koulutus- tai markkinointitarkoituksessa.

7. Rekisterin tietosisältö ja suunniteltu säilytysaika

Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Työhön/asemaan liittyvät perustiedot
  • Organisaatio
  • Yhteystiedot
  • Kiinnostuksen kohteet
  • Palveluiden käyttämiseen liittyvät tiedot, mukaan lukien laskutustiedot
  • Palvelupyyntöihin liittyvät tiedot
  • Ulkopuolisen asiantuntijan osaamiseen liittyvät tiedot
  • Kulunvalvonta- ja videovalvontaan liittyvät tiedot, mikäli rekisteröity on vieraillut toimipaikoissamme
  • IT-hallintatietoja kuten tekniset tunnisteet, lokitiedot, käyttäjänimet, tarjottujen palveluiden käyttöön liittyvät tekniset tiedot

Koulutusvideoihin/-lähetyksiin tai kuviin saattaa tallentua tunnistettavissa olevia henkilöitä.

Markkinointitarkoituksiin tietoja voidaan käyttää niin pitkään kuin rekisterinpitäjä tietoja tähän käyttötarkoitukseen tarvitsee. Kirjanpitoa varten tietoja säilytetään niin kauan kuin lainsäädäntö edellyttää.

Palvelutoimintaan liittyviä palvelupyyntöjä säilytetään 10 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin palvelupyyntö on ratkaistu.

Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta.

8. Säännönmukaiset tietolähteet

  • Rekisteröity itse tai hänen edustamansa organisaatio.
  • Yleisesti saatavilla olevat lähteet.
  • Ulkopuolisilta palveluntarjoajilta ostetut yhteystietorekisterit.

9. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Koulutuksien/tilaisuuksien suunnittelusta ja järjestelyistä vastaavat, asiakkuuden hoidosta vastaavat, palvelupyyntöjen käsittelijät ja laskutusta hoitavat. Tietoja voidaan luovuttaa koulutusten/tilaisuuksien sidosryhmille.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Paperiaineisto

Rekisteristä ei tyypillisesti synny paperiaineistoa. Mikäli tällaista syntyy, hävitetään aineisto Rekisterinpitäjän tietosuojapolitiikan mukaisesti tietoturvallisesti.

B Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Henkilötietoja käsitellään useissa eri tietojärjestelmissä. Rekisterinpitäjä valvoo, että tietojärjestelmät on suojattu rajoittamalla käyttöoikeuksia sekä asianmukaisin päivityksin. Tietojärjestelmät on suojattu myös verkkoteknisillä toimilla (palomuurien käyttö ja tietojärjestelmien sijoittelu eri verkkosegmentteihin).

12. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet ja lisätiedot

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos käsittely tapahtuu rekisteröidyn suostumukseen perustuen.

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumukseen perustuva henkilötietojen käsittelyoikeus, milloin tahansa.

Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Rekisteröidylle toimitetaan tarvittavat tässä tietosuojaselosteessa annetut tiedot, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä tai kun henkilötietoja ei ole saatu suoraan rekisteröidyltä.

Henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen vaatimus. Rekisteröidyn ei ole pakko toimittaa henkilötietoja ja näiden tietojen antamatta jättäminen ei aiheuta seuraamuksia. Henkilötietojen antaminen voi perustua sopimukseen tai sopimuksen tekemiseen ja voi näin olla edellytys rekisterinpitäjän palveluiden ostamiselle.

Rekisterissä ei ole käytössä automaattista päätöksentekoa kuten esim. profilointia.