fbpx

Työntekijöiden henkilötietojen käsittely

 

Työntekijöiden henkilötietojen käsittely on säänneltyä puuhaa. 

Työnantajalla ei ole oikeutta kerätä työntekijään liittyviä henkilötietoja 

miten tahansa eikä myöskään mitä tahansa. 

Työantajan on huomioitava tietosuojasäädökset, joista tärkeimmät ovat työelämän tietosuojalaki (759/2004)

 sekä EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja tietosuojalaki (1050/2018).

 

Tarkennuksia tulossa henkilötietojen käsittelyyn

Nykyinen sääntely on aiheuttanut jonkun verran epäselvyyksiä, erityisesti sen suhteen, milloin työntekijän henkilötietojen kerääminen edellyttää työntekijän suostumusta. Epäselvyyksiä on liittynyt myös muun sääntelyn soveltamiseen yhdessä tietosuoja-asetuksen kanssa. Hallitus onkin antanut eduskunnalle esityksen laiksi yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 4 §:n muuttamisesta (työelämän tietosuojalaki). Esityksen muste ei ole ehtinyt vielä kunnolla kuivumaan, koska se on annettu 24.3.2022. Muutoksella pyritään vähentämään lainsäädännön soveltamisessa ilmenneitä ongelmia.

Työelämän tietosuojalain mukaan työnantajan on kerättävä työntekijää koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, työntekijältä on hankittava suostumus tietojen keräämiseen. Lakimuutoksen jälkeen suostumusta ei enää tarvittaisi, työnantajan kerätessä työntekijän henkilötietoja työsuhteen aikana laissa säädettyjen oikeuksiensa tai velvollisuuksiensa toteuttamista varten. Nykyinen suostumusedellytys rajoittaa sellaista henkilötietojen keräämistä, joka on tarpeen työnantajan työsuhteeseen liittyvien, lainsäädäntöön perustuvien oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuisi jatkossa tällaisissa tilanteissa suostumuksen sijasta lainsäädäntöön. 

Muutos ei kuitenkaan koskisi rekrytointitarkoituksiin kerättäviä henkilötietoja. Suostumusta edellytettäisiin edelleen esimerkiksi silloin, kun työntekijän henkilötietoja kerätään rekrytointia varten muualta kuin työntekijältä itseltään.

Henkilötiedot rekrytoinnissa

”Henkilötiedot eivät koostu pelkästään nimestä ja muista tunnistamistiedoista. Henkilötiedoiksi luetaan myös muut työnhaun yhteydessä saatavat tiedot, esimerkiksi CV:n sisältämät tai haastattelussa saadut.”

työntekijöiden tiedot

Työhaastattelun ja muiden rekrytointiprosessin vaiheiden tarkoitus on selvittää hakijan soveltuvuus työhön. Työnhakijasta voidaankin työhönoton yhteydessä kerätä ja tallentaa vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työnhakijan suostumuksella. Työelämän tietosuojalain mukaan tällaisiksi tiedoiksi voidaan lukea tiedot, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Lähtökohtaisesti hakija perhesuhteet eivät ole tarpeellisia tietoja työsuhteen kannalta, ellei asialle löydy erityistä perustetta, kuten työn tekeminen ulkomailla.

Henkilötiedot eivät koostu pelkästään nimestä ja muista tunnistamistiedoista. Henkilötiedoiksi luetaan myös muut työnhaun yhteydessä saatavat tiedot, esimerkiksi CV:n sisältämät tai haastattelussa saadut.

AJANKOHTAISET BLOGI ARTIKKELIT SUORAAN SÄHKÖPOSTIISI

Terveydentilatiedot ja muita keskeisiä tietoja

Työhönottotilanteessa saa kysyä vain sellaisia terveydentilatietoja, joilla on merkitystä työtehtävien hoitamisen kannalta. Työnhakulomakkeissa ei saisi kysyä yksityiskohtaisia terveydentilaan liittyviä tietoja. Kysymykset tulisi rajoittaa työn luonne huomioiden niin, että ne koskevat vain tietoja, jotka voivat rajoittaa työn hoitamista. Monesti on kyse siitä, miten kysymyksen asettaa. Kysymys voidaan muotoilla yleisemmällä tasolla. Esimerkiksi ”Onko terveydentilassanne jotakin sellaista, joka rajoittaa teitä hoitamasta hakemaanne työtehtävää”.

Suomen Lakiekonomit, omavalvonta

”Työnantajalla ei ole oikeutta esittää perhesuunnitelmiin liittyviä kysymyksiä työnhakuprosessissa. 

Myöskään työsuojelutarve ei ole hyväksyttävä peruste tehdä ko. kysymystä.”

Työntekijän ilmoittaessa entisiä työnantajia suosittelijoikseen, voi työnantaja olla heihin yhteydessä. Muussa tapauksessa yhteydenottoon tarvitaan työntekijän lupa. Henkilöluottotietojen hankkiminen on mahdollista tietyin edellytyksin tehtävään valitun henkilön osalta. Työnantajan on ilmoitettava henkilöluottotietojen hankkimisesta työntekijälle.




Syrjinnän kielto



 

Rekrytoitaessa on huomioitava myös yhdenvertaisuuden vaatimus ja syrjinnän kielto. Tasa-arvolain (609/1986) mukaan työnhakijoita ei saa asettaa eriarvoiseen asemaan synnytyksen, raskauden tai perheenhoitovelvollisuuksien vuoksi. Työnantajalla ei ole oikeutta esittää perhesuunnitelmiin liittyviä kysymyksiä työnhakuprosessissa. Myöskään työsuojelutarve ei ole hyväksyttävä peruste tehdä ko. kysymystä.

 

Henkilötietojen käsittelyyn vielä muistutukseksi

Työnantajan on kerättävä työnhakijaa koskevat henkilötiedot ensi sijassa yöntekijältä itseltään ja kerätä saa ainoastaan työsuhteen kannalta tarpeellisia tietoja.

Rekrytointiprosessi onkin syytä suunnitella kunnolla, miettiä etukäteen tarpeelliset ja sallitut kysymykset.

Google ei ole rekrytoijan perustyökalu, eikä viikoittaiset padel-treenikerrat liity useimmankaan meidän työhön.

Esimiestyössä tai työnantajana työskentelevä, välty virheiltä ja ylläpidä osaamistasi työoikeusasioissa.

työoikeus

Suomen Lakiekonomit järjestää Työsopimuspäällikkökoulutusta, mikä sisältää mm. työsopimuksiin, työsuhdemuotoihin, koeaikaan sekä työsuhteen erityistilanteisiin liittyviä asioita, kuten irtisanomiseen tai varoittamiseen sekä rekrytoinnissa huomioitavia asioita. Koulutus sisältää paljon käytännön oikeustapausesimerkkejä. Koulutus antaa perustyökalut myös työaika- ja työaikajoustojen suunnitteluun.

Työsopimuspäällikkökoulutukseen osallistut helposti Teamsin välityksellä, neljän tunnin koulutuspäivä on tiivis paketti työoikeuden asioista. 

TILAA UUTISKIRJE

Ota yhteyttä